cara membuat aplikasi pendataan surat masuk dengan ms. Access part 2

Tutorial Cara Membuat Aplikasi Surat Masuk Bagian Dua - Tutorial ini merupakan lanjutan dari artikel pada postingan lalu yaitu Tutorial Cara Membuat Aplikasi Surat Masuk Bagian Satu. Sebelum anda mengikuti tutorial ini, sebaiknya sobat blog pns membaca dulu artikel tersebut, supaya tidak ketinggalan hehe...

Mari kita lanjutkan :

1.   Sekarang kita kembali ke Combo Box KodeSifat. Pada Property Sheet kita akan membuat perintah sql untuk mengambil record pada tabel tbl_SifatSurat.

2.  Selanjutnya, buatlah sesuai urutan gambar di bawah. Sehingga perintah sql nya sudah muncul di Row Source (caranya seperti pada postingan yang lalu di Tutorial membuat aplikasi surat masuk bagian satu)

3.   Langkah selanjutnya Combo Box KodeSifat masih dalam keadaan terseleksi, pada Property Sheet pilih Tab Format, lalu sesuaikan pengaturannya

4.  Selanjutnya Combo Box masih dalam keadaan terseleksi, pilih Event After Update
Isi dengan script kode program berikut :
Private Sub KodeSifat_AfterUpdate()
Me!Uraian = Me!KodeSifat.Column(1)
End Sub

5.  Selanjutnya pada form frm_SuratMasukBaru,
Tulislah/copy script kode berikut ini di bagian Tab Event, On Open :
Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)
Dim db As Database, rs As Recordset, s As String
Set db = CurrentDb
s = "SELECT Max(tbl_SuratMasuk.NoUrut) AS MaxOfNoUrut FROM tbl_SuratMasuk "
Set rs = db.OpenRecordset(s)
If rs.EOF And rs.BOF Or IsNull(rs!MaxOfNoUrut) Then
Me!NoUrut = "0001"
Else
Me!NoUrut = Format(Val(rs!MaxOfNoUrut) + 1, "0000")
End If
Me!TglTerima.SetFocus
End Sub

Script kode program di atas berfungsi untuk memberi nomor urut secara otomatis jika form frm_SuratMasukBaru tersebut di jalankan/dipanggil.

6. Kembali ke form frm_Surat. Tambahkan sebuah Command button dan beri nama cmdTambah.
7. Selanjutnya Command Button Tambah akan kita isi dengan Script Kode untuk memanggil form frm_SuratMasukBaru yang telah kita buat pada point 5 di atas. Form frm_SuratMasukBaru ini akan kita gunakan sebagai form untuk menginput data surat masuk, yang selanjutnya akan ditampilkan di form frm_SuratMasukDetail.

Tulis/salin script kode dibawah ini di Event On Click
Private Sub cmdTambah_Click()
DoCmd.OpenForm "frm_SuratMasukBaru", acNormal
End Sub

8. Selanjutnya kita akan mengetest aplikasi. Klik form View pada menu untuk menjalankan form frm_SuratMasuk, Lalu klik tombol Tambah untuk memanggil form frm_SuratMasukBaru. Jika semua langkah-langkah di atas sudah benar, Cobalah menginput data surat masuk.

9. Jika data sudah diinput, lanjutkan dengan klik tombol simpan supaya data tersimpan di dalam tabel tbl_SuratMasuk yang telah kita buat sebelumnya pada postingan yang lalu. Jika data berhasil disimpan, maka akan tampil di form frm_Surat

10.  Bagaimana cara mengedit atau merubah data yang sudah terlanjur kita input?. Untuk mengedit data, kita akan membuat sebuah form yang berfungsi untuk memanggil data yang sudah kita input untuk di edit/ubah. Lihat kembali pada langkah di nomor 5 di atas, ikuti petunjuk tersebut untuk membuat sebuah form. Jika sudah selesai anda buat, simpanlah form tersebut dan beri nama frm_SuratMasukUbah.

11. Aturlah pada property sheet. Pilih Event, On Open form frm_SuratMasukUbah

Salin script/kode program yang di bawah ini pada Event On Open
Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)
On Error GoTo X
Me!NoUrut = Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!NoUrut
Me!NoSurat = Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!NoSurat
Me!TglSurat = Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!TglSurat
Me!TglTerima = Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!TglTerima
Me!Perihal = Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!Perihal
Me!Pengirim = Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!Pengirim
Me!KodeSifat = Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!KodeSifat
Me!Uraian = Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!Uraian
Forms!frm_Surat.Refresh
Exit Sub
X:
MsgBox "Maaf Belum ada Data yang bisa dirubah", vbCritical, "PERHATIAN"
End Sub

Pada tombol Simpan, tulis/salin script kode di bawah ini :
Private Sub cmdSimpan_Click()

If IsNull(Me!NoUrut) Then
Beep
MsgBox "Nomor Agenda Surat harus diisi", vbCritical, "PERINGATAN"
Me!NoUrut.SetFocus
Exit Sub
End If
If IsNull(Me!NoSurat) Then
Beep
MsgBox "Anda Belum mengisi Nomor Suratnya", vbCritical, "PERINGATAN"
Me!NoSurat.SetFocus
Exit Sub
End If
If IsNull(Me!TglSurat) Then
Beep
MsgBox "Anda Belum mengisi Tanggal Suratnya", vbCritical, "PERINGATAN"
Me!TglSurat.SetFocus
Exit Sub
End If
If IsNull(Me!TglTerima) Then
Beep
MsgBox "Anda Belum mengisi Tanggal Terima Surat", vbCritical, "PERINGATAN"
Me!TglTerima.SetFocus
Exit Sub
End If
If IsNull(Me!Perihal) Then
Beep
MsgBox "Anda Belum mengisi Perihal Surat", vbCritical, "PERINGATAN"
Me!Perihal.SetFocus
Exit Sub
End If
If IsNull(Me!Pengirim) Then
Beep
MsgBox "Anda Belum mengisi Pengirim Surat", vbCritical, "PERINGATAN"
Me!Pengirim.SetFocus
Exit Sub
End If
If IsNull(Me!KodeSifat) Then
Beep
MsgBox "Anda Belum memilih Sifat Surat", vbCritical, "PERINGATAN"
Me!KodeSifat.SetFocus
Exit Sub
End If
Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!NoUrut = Me!NoUrut
Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!NoSurat = Me!NoSurat
Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!TglSurat = Me!TglSurat
Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!TglTerima = Me!TglTerima
Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!Perihal = Me!Perihal
Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!Pengirim = Me!Pengirim
Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!KodeSifat = Me!KodeSifat
Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!Uraian = Me!Uraian
Forms!frm_Surat.Refresh
DoCmd.Close
End Sub
Pada tombol Batal, tulis/salin script kode di bawah ini :
Private Sub cmdBatal_Click()
If MsgBox("Surat Masuk Batal Diedit ?", 33 + 256, "PERHATIAN") = 1 Then
DoCmd.Close
Else
End If
End Sub
12.   Lengkapi form frm_Surat dengan menambahkan tiga command button, lalu beri caption

13.  Pada tombol Ubah, lakukan seperti pada nomor 6 di atas. Selanjutnya salin/copy script di bawah ini di dalam tombol tersebut, yang fungsinya untuk memanggil form frm_SuratMasukUbah pada nomor 7 di atas.

Private Sub cmdUbah_Click()
DoCmd.OpenForm "frm_SuratMasukUbah", acNormal
End Sub
14.  Selanjutnya pada tombol Hapus, lakukan juga seperti cara diatas. Lalu salin/copy script di bawah ini di dalam tombol Hapus. Gambar berikut adalah kotak konfirmasi yang muncul jika tombol Hapus di klik sesuai script kode di bawah.
Private Sub cmdHapus_Click()
If InputBox("Masukkan Password", "Hapus Data Surat Masuk Ini") = "admin" Then
Dim db As Database, s As String, rs As Recordset
Set db = CurrentDb
s = "DELETE tbl_SuratMasuk.NoUrut FROM tbl_SuratMasuk WHERE (((tbl_SuratMasuk.NoUrut)=" & Forms!frm_Surat!frm_SuratMasukDetail!NoUrut &"));"
db.Execute (s)
Refresh
Else
MsgBox "Password tidak benar....!!!", vbExclamation
End If
15.  Pada tombol Tutup masukkan kode script dibawah ini.
Private Sub cmdTutup_Click()
DoCmd.Close
End Sub

untuk download artikel lengkap beserta gambar klik disini